회사의 주주는 주요한 사항에 대해서 결정할 수 있는 권리를 가지고 있고 이러한 권리를 행사할 수 있도록 회사의 임원은 절차를 준수하여 주주총회를 개최해야 합니다.

다만, 자본금이 10억 미만인 소규모 회사는 서면의 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있는데 이 때 작성하는 문서가 바로 주주전원서면결의서인데요, 주주전원서면결의서에는 주주총회 안건으로 상정된 사항을 기재하고 주주전원의 동의를 받으면 이 서면으로 주주총회를 대신할 수 있기 때문에 주주가 일정 장소에 모여 의사봉을 두드리며 대면으로 회의를 진행하지 않아도 됩니다.

반면, 주주가 오프라인 주주총회에 참석하기 어렵거나 대리인을 선임하기도 곤란한 경우에는 회사가 소집통지 시 함께 보낸 서면의결서에 주주총회 각 안건에 대한 주주 본인의 의사를 표시하고 인감을 날인하여 인감증명서와 함께 원본을 회사로 발송할 수 있습니다. 다만, 서면의결은 회사의 정관에 관련 사항이 반드시 규정되어 있어야 이 절차를 활용할 수 있다는 점을 주의해야 합니다.

정리해보면, 서면결의는 주주총회 진행 방식의 하나이며 서면의결서는 개최될 주주총회에 주주가 참석하지 어려운 사정이 있을 때 본인의 의결권을 행사하는 방법의 하나인 것입니다.

주주전원서면결의서는 등기 시에 공증인의 인증을 받을 필요없이 등기소에 바로 제출이 가능하지만 전자등기로 진행할 경우에는 주주전원의 공동인증서 서명처리가 필요하며 서면등기 시에는 주주전원의 인감증명서를 반드시 준비하여 주주 전원이 동의했음을 증빙해야 하는 점도 잊지 마세요.